Dans l’armée, les soldats apprennent à dépasser leurs limites, ce qui implique de parcourir leur boîte de réception pour rester au courant d’un flux incessant de messages. De plus, ils sont obligés de traiter des e-mails critiques : ce qui peut signifier la vie ou la mort. Découvrez leur protocole de messagerie que tout le monde peut utiliser pour rédiger des e-mails plus efficaces.
Dans l’armée, les soldats apprennent à dépasser leurs limites, ce qui implique de parcourir leur boîte de réception pour rester au courant d’un flux incessant de messages. Ils sont également obligés de traiter des e-mails critiques : ce qui peut signifier la vie ou la mort.
Face à de tels enjeux, les militaires ont mis au point des stratégies de courrier électronique qui non seulement facilitent leur travail, mais garantissent également que les informations critiques sont relayées avec succès. C’est important pour une communication claire et efficace. Selon un article récent d'un vétéran de la Marine, Kabir Sehgal, l'armée a adopté un protocole de courrier électronique que tout le monde peut utiliser pour rédiger des courriers électroniques plus efficaces.
Pourquoi est-ce important pour nous tous ?
En adoptant ce protocole, les entreprises (ou les vendeurs) apporteront de la clarté à leur communication par courrier électronique. Et par conséquent, assurez-vous que le destinataire reçoive exactement le type d’informations que vous souhaitez transmettre. Votre e-mail mal formaté pourrait faire dérailler vos efforts, par ailleurs couronnés de succès. C'est la différence entre une mission accomplie et une mission échouée.
Que vous vendiez des produits ou que vous travailliez dans le secteur des services, vous pouvez toujours rendre vos e-mails plus propres et plus nets. Votre campagne suscitera des réponses plus rapides et de meilleure qualité de la part de vos collègues et clients lorsque vous utilisez le bon format d'e-mail.
Comment créer des e-mails avec une précision militaire ? Voici 3 conseils principaux que nous pouvons tirer de ce post.
1. Tirez le meilleur parti de votre ligne d'objet
Oui, la ligne d'objet et votre nom sont les premières choses que votre destinataire voit une fois que l'e-mail apparaît dans sa boîte de réception.
Il leur indique le message principal contenu dans votre e-mail. Indiquez clairement le but de votre e-mail dans la ligne d'objet. Mettez en évidence ce que vous voulez qu’ils fassent avec le message. Le personnel militaire a conçu des mots-clés pour indiquer l'objectif des e-mails dans leurs lignes d'objet.
Certains de ces mots-clés incluent :
- INFO L’e-mail est destiné à des fins d’information uniquement. Le destinataire n’est pas tenu de répondre ou d’effectuer une quelconque action.
- DÉCISION Le destinataire est tenu de prendre une décision.
- ACTION Le destinataire doit prendre des mesures en fonction de l'e-mail.
- SIGNER Le destinataire doit fournir sa signature.
- DEMANDE Demande la permission ou l’approbation du destinataire.
- COORD Il doit y avoir une coordination avec ou par le destinataire.
La prochaine fois que vous enverrez un e-mail à vos clients directs ou une mise à jour de statut, vous pourrez utiliser des lignes d'objet telles que :
- INFO Mise à jour du statut
- INFO Bilan de fin d’année
Et, lorsque vous avez besoin que les RH examinent votre augmentation de salaire, vous pouvez écrire DEMANDE Examiner l'augmentation de salaire. Traduit en marketing par e-mail, la clarté de votre ligne d'objet et de votre CTA est un moyen simple d'augmenter votre taux de clics de marketing par e-mail.
Ces mots-clés ne sont pas inutiles à crier en raison de la capitalisation. Ce qui entraînerait une mauvaise étiquette en matière de courrier électronique. Au lieu de cela, ces mots-clés vous invitent à réfléchir à ce que vous attendez de quelqu'un avant d'encombrer sa boîte de réception.
2. BLUF (Bottom Line Up Front) Vos e-mails
Oui, l’armée est connue pour inventer un acronyme pour tout. Ils débutent leurs e-mails avec un court acronyme appelé BLUF Bottom Line Up Front.
L'acronyme indique au lecteur le but ou l'action requis. Cet acronyme doit répondre au quoi, au qui, au quand, au pourquoi et au où du message contenu dans l'e-mail.
Acronyme
Pourquoi le BLUF est-il important ?
L'acronyme aide les lecteurs à digérer rapidement les informations, les annonces ou les décisions critiques. Mais la plupart de vos destinataires non militaires pourraient ne pas comprendre cet acronyme. Pour mieux faire passer le message, Kabir a commencé à commencer par « Bottom Line » en gras au début des notes.
Voici une utilisation parfaite de BLUF en action sur les e-mails d'entreprise :
Objet : Action Permission de fermer votre dossier
Grégory,
Conclusion : D’ici la fin de cette semaine, nous clôturerons les dossiers du mois. Nous autoriserez-vous à fermer votre dossier ?
Contexte : Nous n'avons pas eu de vos nouvelles depuis un certain temps. Et, généralement, lorsque nous n’avons pas eu de réponse de quelqu’un, cela signifie soit qu’il n’est pas intéressé, soit qu’il est très occupé. Si vous êtes toujours intéressé, nous aimerions connaître vos sentiments ou vos recommandations.
Merci beaucoup pour votre aide.
Greg sait qu'une réponse est requise car il s'agissait d'une action marquée. Il saisit également rapidement les informations contenues dans l'e-mail en raison du Bottom Line. Parce qu’il s’agit d’une décision importante de la part de l’entreprise, il fournit également des informations générales qui ont motivé la décision.
3. Soyez économique
L’armée doit quotidiennement faire face à une horde de courriels. Pour y parvenir, le personnel militaire sait que les longs courriels ne sont pas aussi efficaces que les courts.
Ainsi, ils maîtrisent la création d’e-mails courts contenant toutes les informations dont ils ont besoin. L’astuce est la suivante : ils évitent la voix passive car elle allonge les phrases.
Vous pouvez utiliser cette approche pour les e-mails transactionnels. Cela comprend les confirmations de commande et les reçus de paiement. Garder ces e-mails brefs et directs aide vos destinataires à obtenir rapidement les détails importants.
Au lieu de cela, le commercial doit se concentrer sur la voix active. La voix active fait travailler les verbes pour vous. Découvrez quelques conseils géniaux sur la rédaction d'e-mails courts par Leo Babauta de Zen Habits.
Mais cela ne veut pas dire que les longs e-mails ne fonctionnent jamais. Il existe des situations exceptionnelles dans lesquelles les longs emails fonctionnent mieux. Si vous pensez que vos e-mails doivent être plus longs, ajoutez des informations générales sur tout ce dont vous avez besoin. Mais assurez-vous que vos prospects ont bien compris votre message.
4. Pas de pièces jointes encombrantes
L'armée préfère créer des liens vers des pièces jointes plutôt que de joindre des fichiers. Pensez à ajouter un lien vers une carte de visite Apple Wallet qui renvoie à toutes les autres informations nécessaires, y compris vos coordonnées.
Voici l'avantage. Cette stratégie permet de :
- Vérifiez que le destinataire dispose d'une habilitation de sécurité pour accéder aux fichiers.
- Fournissez au destinataire les informations les plus récentes du site Web.
4 exemples d'e-mails utilisant le format BLUF et militaire
1. Demande de vacances
Objet : DEMANDE Vacances du 5 octobre au 12 octobre
E-mail:
Bottom Line : Demander des vacances du 5 octobre au 12 octobre.
Contexte : J'ai réalisé tous mes projets en cours et je veillerai à ce que mes responsabilités soient couvertes pendant mon absence. S'il vous plaît laissez-moi savoir si cette demande est approuvée afin que je puisse finaliser mes plans.
2. Mise à jour de l'état du projet
Objet : INFO Mise à jour de l’état de la campagne marketing du troisième trimestre
– E-mail:
Bottom Line : La campagne marketing du troisième trimestre est terminée à 80 % et en bonne voie pour le lancement le 1er octobre.
Contexte : tout le contenu a été créé et approuvé, et nous en sommes aux dernières étapes de planification et de test. Nous n'avons rencontré aucun problème jusqu'à présent.
3. Demande de décision
Objet : DÉCISION Sélection d’un nouveau fournisseur de fournitures de bureau
– E-mail:
Bottom Line : Nous devons choisir un nouveau fournisseur de fournitures de bureau d’ici la fin de la semaine pour éviter les retards de réapprovisionnement.
Contexte : Trois fournisseurs ont soumis des propositions et j'ai joint un résumé de leurs offres et de leurs coûts. Je recommande le fournisseur B en raison de ses prix compétitifs et de son calendrier de livraison fiable. Veuillez examiner et fournir votre décision.
4. Demande de coordination
Objet : COORD Réunion d’équipe pour la stratégie de lancement de produit
– E-mail:
Bottom Line : veuillez vous coordonner avec vos équipes pour planifier une réunion mercredi prochain à 10h00 afin de finaliser la stratégie de lancement du produit.
Contexte : Nous en sommes aux dernières étapes de la planification et cette réunion est cruciale pour garantir que tous les départements sont alignés. J'ai joint l'ordre du jour et les principaux points de discussion. Faites-moi savoir s'il y a des conflits d'horaire.
En résumé…
La communication par courrier électronique peut être délicate. Pour éviter d'encombrer les boîtes de réception, les professionnels militaires ont conçu des stratégies de gestion des e-mails qui rendent la communication plus facile et efficace. Qu’il s’agisse de trouver des acronymes ou de décomposer des informations en termes simples, l’armée le fait mieux que la plupart des entreprises. Si vous envoyez des e-mails à plusieurs destinataires, assurez-vous d'avoir une bonne étiquette en matière de courrier électronique.
Avez-vous déjà utilisé des techniques militaires pour augmenter le taux de réponse ? Avez-vous d'autres techniques de courrier électronique qui vous ont valu plus de clients que les méthodes traditionnelles ?
FAQ sur le format de courrier électronique militaire
Que signifie BLUF ?
BLUF signifie « Bottom Line Up Front ». C'est un acronyme militaire. Les informations les plus critiques se trouvent au début de l’e-mail. Cette approche aide le destinataire à comprendre rapidement le but du message. Cela évite les détails inutiles. La méthode BLUF répond d’emblée aux questions clés. Il couvre quoi, qui, quand, pourquoi et où. Cela évite l’encombrement de la boîte de réception et les e-mails confus.
Si vous demandez des vacances, l'e-mail peut commencer par « En résumé : je demande des vacances du 10 au 15 septembre. » Cette déclaration BLUF indique au destinataire l'objectif principal de l'e-mail. Le reste de l’e-mail peut fournir des informations générales et détaillées.
Quel est un exemple d'adresse e-mail militaire ?
Une adresse e-mail militaire a un format standard. Il comprend le prénom et le nom du militaire, sa branche de service et se termine par « .mil ». Par exemple, un e-mail courant pour l'armée pourrait ressembler à `[email protected]' ou '[email protected]`. Cette structure garantit que les e-mails sont correctement acheminés dans le réseau sécurisé de l'armée.
Le .mil est-il une adresse e-mail valide ?
Oui, .mil est un domaine de premier niveau valide et officiel utilisé par l'armée américaine pour toutes les communications par courrier électronique. Les e-mails provenant d’une adresse .mil sont sécurisés. Ils sont généralement destinés à des affaires militaires officielles. Ce domaine est réservé uniquement au personnel militaire, aux employés du gouvernement et aux sous-traitants du DoD.
Un email provenant d’une adresse .mil provient du réseau militaire officiel. Vous pouvez lui faire confiance. Ce domaine protège la boîte de réception du destinataire avec une sécurité de niveau militaire. Il protège les informations sensibles.
