Exemples de messages d’absence du bureau : un guide pour chaque occasion

Avez-vous déjà eu l’impression de constamment rattraper votre retard par rapport aux e-mails ? Nous aussi! C’est là qu’intervient un formidable message d’absence du bureau. C’est comme une mini annonce de vacances pour votre boîte de réception, faisant savoir à tout le monde que vous serez injoignable pendant un certain temps et leur donnant un plan d’action sur ce qu’il faut faire en votre absence. Un bon modèle assure le bon déroulement des choses pour vous et vos contacts gagnant-gagnant ! Examinons les ingrédients clés et quelques exemples créatifs pour créer le message d’absence du bureau parfait pour n’importe quelle situation.

Messages d’absence du bureau indispensables : ne laissez pas votre boîte de réception devenir une ville fantôme !

D’accord, vous avez donc décidé de configurer un message d’absence du bureau. Mais avant d’appuyer sur envoyer, assurez-vous qu’il contient tous les éléments essentiels. Pensez-y comme à une note amicale laissée sur votre bureau :

• Le quand : c’est la clé ! Faites savoir aux gens exactement quand vous serez MIA (porté disparu). Les dates sont vos amies ici, y compris votre date de retour afin que tout le monde sache quand vous attendre de retour dans la messagerie électronique.
• Le Pourquoi (Facultatif) : Vous vous sentez généreux ? Vous pouvez mentionner brièvement la raison pour laquelle vous prenez une pause : mode vacances, conquête d’une conférence ou simplement un moment personnel bien mérité.
• La boîte de réception : vérifierez-vous vos e-mails périodiquement, ou votre boîte de réception est-elle également en vacances totales ? Soyez franc concernant votre accès à la messagerie électronique pour éviter toute confusion.
• Le héros du Help Desk : La vie arrive, et parfois les choses nécessitent une attention particulière même lorsque vous êtes absent. Fournissez les coordonnées d’un collègue de confiance (nom et e-mail ou numéro de téléphone) pour les questions vraiment urgentes.

Exemples de messages d’absence du bureau : créez la réponse parfaite à chaque disparition

Besoin d’inspiration pour votre message d’absence du bureau ? Nous avons ce qu’il vous faut. Consultez ces exemples pour différents scénarios, des escapades rapides aux aventures de conférence.

A. Garder le classique (et clair) :

• Basique mais génial : « Hé là ! Je suis OOO jusqu’à ce que [date] et ce n’est peut-être pas le ninja du courrier électronique que vous méritez en ce moment. Je rattraperai les messages à mon retour. Merci!”
• Equipage interne : « Attention, équipe ! Je suis hors de la grille jusqu’à ce que [date]. Besoin de quelque chose au plus vite ? Frapper [colleague name] à [colleague email].»
• Contacts externes : « Merci pour votre e-mail ! Je suis actuellement indisponible jusqu’à [date]. Pour toute demande urgente, tirez [company name] un e-mail à [general contact info].»

B. Plonger plus profondément (pour les absences prolongées) :

• Vacation Vibes : « Mode Beach Bum activé ! Je profite du soleil jusqu’à ce que [date]. Ma boîte de réception va aussi prendre quelques rayons, mais [colleague name] à [colleague email] peut aider avec des choses urgentes. À bientôt!”
• Conférence téléphonique : « Un brainstorming brillant au [conference name] jusqu’à [date]! Ma boîte de réception sera en attente, mais n’hésitez pas à envoyer un pigeon voyageur (ou un email) à [colleague name] à [colleague email] pour les affaires urgentes. »
• Hors de la ville avec accès : « Prendre la route pour le travail depuis [start date] à [end date]. Je vais vérifier mes emails, mais avec un peu de retard. Pour toute question très urgente, contactez [colleague name] à [colleague email].»

C. Ajouter une touche de plaisir (restez professionnel !) :

• Acclamation des Fêtes : « Ho ho ho ! Répandre la joie des fêtes jusqu’à [date]. Ma boîte de réception débordera de bonnes nouvelles à mon retour. Ne vous emmêlez pas vos guirlandes pour des questions urgentes, contactez [colleague name] à [colleague email].»

D. Congé de maternité/paternité :

• « Bienvenue dans le monde, petit ! Je suis en congé parental jusqu’à [date], créer des liens avec mon nouveau bout de chou. Les e-mails peuvent passer au second plan par rapport au devoir de couches, mais [colleague name] à [colleague email] peut vous aider pour les questions urgentes. Merci pour votre compréhension!”

E. Courte réunion/événement :

• « Attention rapide ! En réunion jusqu’à [time] aujourd’hui. Les e-mails sont peut-être coupés, mais je serai de retour en ligne sous peu. Pour tout problème critique, contactez [colleague name] à [colleague email].»

F. Absence imprévue :

• “Oops! Je fais face à une situation surprise et je n’aurai pas accès au courrier électronique avant [date]. Je présente mes excuses pour tout désagrément. Pour les questions urgentes, veuillez contacter [colleague name] à [colleague phone number].»

Comment créer des réponses automatisées dans votre compte de messagerie

Les réponses automatisées (également appelées messages d’absence du bureau) sont faciles à configurer. Voici un guide rapide pour les configurer pour Gmail et Outlook :

Gmail:

Composez votre message : Tout d’abord, rédigez le message que vous souhaitez envoyer en votre absence. Considérez-le comme une note amicale faisant savoir aux gens que vous êtes injoignable et comment ils peuvent gérer les questions urgentes.

Enregistrez-le en tant que modèle : une fois votre message rédigé, cliquez sur les trois points (…) dans la fenêtre de rédaction et sélectionnez “Modèles” > “Enregistrer le brouillon en tant que modèle”. Donnez à votre modèle un nom accrocheur (comme « Absent du bureau Mode plage ») et cliquez sur Enregistrer.

Activez votre répondeur automatique : accédez aux paramètres Gmail (l’icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit). Cliquez sur « Voir tous les paramètres » et accédez à l’onglet « Avancé ». Sous « Modèles », activez « Réponses standardisées (modèles) ».

Fixez les règles : place à la magie ! Revenez aux paramètres et cliquez sur « Filtres et adresses bloquées ». Sélectionnez « Créer un nouveau filtre » et définissez les critères pour lesquels vous souhaitez que la réponse automatique se déclenche (par exemple, tous les e-mails, les e-mails provenant d’expéditeurs spécifiques).

Déclenchez la réponse : Vous avez terminé de définir vos critères de filtre ? Recherchez la section « Puis » et choisissez « Envoyer une réponse standardisée ». Sélectionnez le modèle que vous avez créé à l’étape 2 et cliquez sur « Créer un filtre ». Voilà ! Vos réponses automatisées sont prêtes à être diffusées.

Perspectives:

Créez votre message : tout comme Gmail, commencez par rédiger votre message d’absence du bureau dans un nouvel e-mail.

Activez les réponses automatiques : accédez à l’onglet Fichier (ou “Outils” pour les anciennes versions) et sélectionnez “Réponses automatiques”.

Définir les dates (facultatif) : si votre absence a une date de début et de fin définie, vous pouvez activer la réponse automatique pendant cette période.

Composez vos réponses : c’est ici que vous choisissez le message à envoyer. Vous pouvez avoir des messages séparés pour les contacts internes et externes. Utilisez les sections dédiées pour rédiger vos messages.

Enregistrer et quitter : Une fois que vous êtes satisfait de vos messages, cliquez sur « OK » pour activer vos réponses automatiques. À votre retour, retournez au même endroit et éteignez-les.

Astuce bonus : n’oubliez pas de désactiver votre réponse automatique lorsque vous êtes de retour en action pour éviter toute confusion !

Conclusion : ne soyez pas un fantôme dans la boîte de réception !

Voilà. Avec un excellent message d’absence du bureau et ces conseils supplémentaires, vous pouvez disparaître de votre boîte de réception en toute confiance. Fini la montagne d’emails à votre retour et vos interlocuteurs sauront exactement vers qui se tourner en cas d’urgence. Maintenant, partez à la conquête de votre pause bien méritée votre boîte de réception attendra patiemment votre grand retour !