Après quelques années de contretemps, les voyages d’affaires reprennent leur cours. Le besoin de voyages d’affaires connaît une tendance à la hausse. Les entreprises sont prêtes à envoyer leurs employés exploiter les nouvelles perspectives mondiales. Ils privilégient les rencontres personnelles comme un facteur essentiel de réussite et de croissance.
Vous souhaitez organiser des déplacements professionnels pour vos collaborateurs ? Êtes-vous enthousiaste à l’idée d’offrir une expérience de voyage supérieure ? Si votre réponse à ces questions est oui, vous êtes au bon endroit.
Aujourd’hui, nous explorons six stratégies de gestion des voyages d’affaires. Ensuite, nous comprenons les goulots d’étranglement potentiels des entreprises lors de la planification d’un parcours professionnel.
Commençons!
Stratégies pour une gestion efficace des voyages d’affaires
Vous essayez toujours de réduire les frais de déplacement pour offrir une expérience fluide. Utilisez ces stratégies pour comprendre comment gérer vos dépenses de voyage d’affaires :
1. Réservez vos vols à l’avance
Les compagnies aériennes qui réduisent leurs tarifs pour pourvoir des sièges au cours de la dernière heure sont une idée fausse. La plupart des vols sont les plus chers lorsqu’ils sont réservés dans la dernière heure. Au lieu de cela, réserver des billets au moins 60 jours à l’avance vous permet d’obtenir les meilleures offres sur vos billets.
Voyons un exemple en temps réel :
La première photo montre les prix des billets un jour avant le vol. A l’inverse, le second affiche les prix des billets 60 jours à l’avance. Remarquez l’énorme différence de prix.
Photo 1 : Prix des billets un jour avant le vol
Photo 2 : Prix des billets 60 jours à l’avance
Alors, intégrez-le à votre politique de voyages et encouragez les employés à formuler à l’avance leurs demandes liées aux voyages.
Vous pouvez même demander à tous les employés demandant un voyage de fournir une plage de dates. Il vous aide à rechercher l’offre la plus abordable. Les vols en semaine sont moins chers que le week-end.
2. Créez votre inventaire
Développez des connexions avec des sites Web de transporteurs à bas prix ainsi qu’avec des hôtels. Établir une relation avec eux réduit les coûts et garantit une expérience de voyage fluide.
Essayez de demander à vos employés des suggestions concernant l’hébergement à l’hôtel. Comme la plupart des entreprises, contrôlez les projets de voyage de vos employés sans être un parent harcelant : suivez le style de leadership du laissez-faire.
Si les règles et politiques sont essentielles, vos employés préfèrent la liberté. Au lieu de vous limiter à certains transporteurs et hôtels, proposez un bouquet d’options.
Ainsi, une liste d’inventaire complète est nécessaire, comprenant :
- Les numéros de téléphone des opérateurs privilégiés,
- Agences de transports et de taxis,
- Hôtels.
3. Utiliser les services d’un système de gestion de voyages
Comme leur nom l’indique, ces systèmes vous aident à gérer les voyages d’affaires. Un système de gestion des voyages supervise et coordonne les dépenses et les activités liées aux voyages de votre entreprise. Un travel manager est responsable car il s’agit de tâches manuelles ou administratives.
Avec ces systèmes, vous réservez et gérez tous vos voyages d’affaires à partir d’un seul endroit. Un système de gestion des voyages :
- Définit votre politique de voyage,
- Contrôle les dépenses,
- Gère vos factures,
- Récupère la TVA.
Ces systèmes analysent des données, telles que le transporteur préféré de votre employé et l’heure de réservation. En utilisant ces informations, vous êtes dans une meilleure position pour gérer vos dépenses de voyage.
En outre, il révèle les lacunes potentielles de votre politique de voyages, améliorant ainsi votre retour sur investissement lié aux voyages.
4. Encourager les initiatives de voyages durables
La mise en œuvre d’initiatives durables montre votre responsabilité dans la préservation de la nature. Cela réduit également le coût de chaque voyage d’affaires.
Favorisez l’utilisation de transports verts alternatifs lorsque cela est possible auprès de vos employés.
Par exemple, un employé peut utiliser un bus ou un train pour de courts déplacements interurbains plutôt que de prendre l’avion. Cette décision simple réduit les émissions de carbone lors de votre voyage.
Équilibrez les émissions de carbone causées par les voyages d’affaires. Vous y parvenez en :
- Soutenir les programmes de compensation carbone recommandés par votre fournisseur de services de voyage
- Soutenir les initiatives en faveur des énergies renouvelables
- Planter des arbres pour contrebalancer l’empreinte carbone de vos déplacements professionnels
- Inciter les collaborateurs à choisir des hôtels réputés pour leurs initiatives durables
5. Fournir une assistance voyage 24h/24 et 7j/7
Les voyageurs d’affaires ont besoin d’assistance pour les réservations, les annulations, les visas ou les changements d’itinéraire à venir. Souvent, ils ont besoin d’une aide urgente à des heures irrégulières. Mais que se passe-t-il si votre entreprise ne dispose pas des ressources nécessaires pour disposer d’une ligne d’assistance ou d’une assistance dédiée 24h/24 et 7j/7 ?
C’est pourquoi l’utilisation d’un système de gestion des voyages est essentielle.
Lorsque vous recherchez un tel système, choisissez-en un qui offre une assistance 24h/24 et 7j/7 par e-mail, chat ou assistance téléphonique. Cela réduit le fardeau d’avoir un personnel dédié pour répondre aux problèmes liés aux voyages.
De plus, assurez-vous que le système que vous avez choisi propose un chatbot IA pour résoudre les problèmes mineurs. Un engagement de soutien supérieur aide vos employés à se concentrer sur leurs réunions d’affaires. Ils ne s’inquiètent plus des éventuels problèmes de voyage.
6. Focus sur le devoir de diligence
Lorsque vos employés partent en voyage d’affaires, votre obligation morale et éthique est de prendre soin d’eux.
C’est là qu’intervient le devoir de diligence.
Aux États-Unis, le devoir de diligence est une politique d’entreprise et une nécessité juridique. Les entreprises doivent se concentrer sur le bien-être émotionnel et physique de tous leurs collaborateurs et accompagner :
- Assurance voyage,
- Discrimination,
- Intimidation,
- Stresser,
- Violence.
Saviez-vous que 31 % des voyageurs d’affaires se montrent préoccupés par leur sécurité lors de leurs déplacements professionnels ? Cela fait du devoir de diligence une politique essentielle sur laquelle se concentrer.
Le non-respect du devoir de diligence entraîne de lourdes poursuites. Pour éviter de telles situations, recherchez sur Internet pour en créer un ou utilisez les services de votre partenaire de voyage.
Comment les voyages d’affaires ont-ils changé dans le monde post-pandémique ?
Dans la région pré-Covid, des réunions d’affaires avaient lieu de temps en temps. Mais le monde post-pandémique connaît des voyages moins nombreux, mais plus importants. En conséquence, les entreprises doivent accorder davantage d’attention au coût et au retour sur investissement associés à chaque voyage d’affaires. C’est une bonne nouvelle pour les sociétés de gestion de voyages d’affaires.
Pourquoi?
Lors des réservations en volume, la négociation des prix et la conclusion de l’accord étaient les priorités. Mais ce n’est plus le cas maintenant. Aujourd’hui, les entreprises se concentrent sur le service client et la qualité des relations avec les partenaires de voyage. Beaucoup accordent de l’importance aux services complémentaires tels que la création d’une politique de voyage et d’une politique de devoir de diligence.
Avant la pandémie, le devoir de diligence était absent de la liste des priorités de chaque entreprise. Mais pas maintenant. Au cours des deux dernières années, le devoir de diligence n’est jamais devenu un sujet aussi populaire dans le domaine des voyages : il est essentiel à la mission.
Ainsi, si vous envoyez vos employés en voyage d’affaires, vous devez leur faire prendre conscience de ce dans quoi vous les embarquez.
La pandémie a changé l’industrie du voyage, les entreprises accueillent favorablement ces nouvelles tendances. Se tenir au courant de ces tendances les aidera à relancer les voyages d’affaires comme avant.
Les défis de la gestion des voyages d’affaires
Même si les entreprises effectuent leurs voyages d’affaires comme avant, elles sont confrontées à des défis potentiels. Comprendre ces défis vous aide à trouver une solution :
Un processus de remboursement fastidieux
Souvent, les employés dépensent de leur poche pour un voyage d’affaires. Vous ne pouvez pas prévoir les tarifs tels que les frais de taxi, les factures de restaurant et les frais fixes. En conséquence, ce sont les employés qui finissent par les payer. La plupart des entreprises ont une politique de remboursement mais le processus est lourd. Vos employés subissent de nombreuses démarches fastidieuses pour une seule réclamation, ce qui entraîne leur insatisfaction.
Solution : Automatisez le processus de remboursement avec une approbation rapide pour éviter que des problèmes ne surviennent.
Fraude aux frais de voyage
Les fraudes liées aux frais de voyage sont devenues un casse-tête pour les entreprises organisant des voyages d’affaires. Certaines fraudes courantes qui vont à l’encontre du but des voyages d’affaires comprennent :
- Dépenses en double,
- Factures frauduleuses,
- Violations des politiques et
- Dépôt dans la mauvaise catégorie.
Solution : Utilisez un système de gestion des voyages avec un logiciel de gestion des dépenses. Cela vous aide à trouver les entrées en double et frauduleuses. Beaucoup de ces logiciels proposent la numérisation des reçus, ajoutant ainsi une couche de sécurité supplémentaire.
Incapacité à intégrer des politiques de voyages efficaces
Une politique de voyages efficace est la bible des voyages d’affaires. Il fournit des règles sur toutes les réservations et propose des procédures de sécurité en cas d’urgence. L’élaboration d’une politique rentable et centrée sur les employés est un défi sans un système de gestion des voyages.
Solution : utilisez un système de gestion des voyages pour rédiger une politique d’entreprise. N’oubliez pas de tenir compte de la sécurité de vos employés, des exigences réglementaires et du budget de déplacement.
Préparez-vous pour un retour en voyage comme jamais auparavant
Alors que la pandémie semble s’atténuer et que la vie continue, l’avenir de la gestion des voyages d’affaires s’annonce prometteur.
La gestion des voyages d’affaires générera de la valeur grâce aux voyages d’affaires. Ils se concentreront moins sur la participation des employés aux réunions.
Ces systèmes vous aident à structurer le processus de voyage et à appliquer les politiques. Ils automatisent également le flux de travail d’approbation. Ces stratégies amélioreront votre processus de voyages d’affaires et garantiront des voyages sans tracas.
Dans le monde post-pandémique, les voyages d’affaires sont la nouvelle norme. Et les entreprises acceptent ce changement à bras ouverts.
Êtes-vous prêt à accueillir le nouveau changement dans les voyages d’affaires ?
